UNITÉ 3A Objectif du dépôt. QUEL EST L’OBJECTIF DU CLASSEMENT ? Pour que les documents puissent être trouvés rapidement et facilement Pour que l’information soit facilement disponible Pour. Le système de classement ne doit pas être complexe. Il doit être facile à comprendre et simple à utiliser. Un système qui ne peut pas être suivi par le personnel de bureau risque d’aller à l’encontre de son propre objectif de référence rapide. En outre, le fonctionnement du système ne doit pas nécessiter de formation particulière. Cela entraînerait des dépenses supplémentaires et des contraintes financières. Le classement est un moyen de conserver les enregistrements des transactions commerciales. C’est sa fonction première et c’est encore sa fonction principale. Pour atteindre cet objectif, un système de classement doit remplir trois conditions. Ces trois conditions essentielles sont les suivantes Il a déjà été dit que le classement était auparavant considéré comme une activité sans importance. Mais aujourd’hui, la direction a pris conscience de son importance et de sa nécessité. Le travail de classement doit être effectué par des spécialistes et supervisé par des superviseurs instruits et formés. Le classement est une forme d’archivage. Les documents sont classés de manière à pouvoir être consultés à tout moment. C’est l’objectif principal de la tenue de dossiers. Un grand nombre de documents ne peuvent être conservés et manipulés sans un classement approprié. Cet arrangement approprié est appelé classement. Les cadres supérieurs peuvent planifier sur la base des performances passées et des dossiers. Par conséquent, la conservation systématique de différents types d’informations à des fins diverses n’est possible que grâce à un bon système de classement. L’objectif principal du classement est de conserver les documents en toute sécurité pour une utilisation future. Les objectifs du classement sont les suivants Les moyens auxiliaires de classement sont des dispositifs de serrage qui doivent être choisis en fonction de l’objectif de serrage de la section transversale concernée de la pièce. Quel est le mouvement de travail typique lors du classement de petits rayons extérieurs ? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Le classement est une forme d’archivage. Les documents sont classés de manière à pouvoir être consultés à tout moment. C’est l’objectif principal de la tenue de dossiers. Un grand nombre de documents ne peuvent être conservés et manipulés sans un classement approprié. Il existe autant de systèmes de classement différents qu’il y a de types de personnalités. Certains fonctionnent assez bien, d’autres fonctionnent plus ou moins bien et d’autres encore sont un véritable fouillis. Mais il existe des systèmes de classement qui permettent de trouver facilement ce que l’on cherche, et de le remettre facilement à sa place lorsque l’on a terminé. Ce sont les solutions de classement Smead Organomics. Leur point commun est qu’elles optimisent toutes les trois composants de base d’un bon système de classement 1. Les trouveurs 2. Quel est l’objectif principal du dépôt ? Les conservateurs 3.. Le stockage L’objectif d’un système de classement est de fournir une méthode permettant de trouver un document spécifique parmi de nombreux autres. Peu importe que vous gériez des centaines de milliers de dossiers pour une grande entreprise ou que vous organisiez simplement vos documents personnels, vous avez besoin d’un moyen de trouver rapidement celui que vous voulez. Les Finders sont l’élément d’indexation de votre système de classement. Ils permettent d’identifier chaque dossier et de lui donner une place unique dans le système de classement. Les Keepers sont les éléments dans lesquels vous conservez vos documents classés. Plus qu’un simple dossier, le classeur sert de dispositif de stockage individuel pour les documents et constitue l’unité centrale du système de classement. Dans sa forme la plus simple, un classeur peut être une chemise manille avec un nom dessus. Mais les classeurs peuvent faire beaucoup plus pour aider les utilisateurs à trouver des informations dans le dossier lui-même. Les attaches et les séparateurs peuvent classer les papiers en catégories, les garder en sécurité et dans l’ordre approprié. Les chemises de couleur dans les dossiers suspendus peuvent regrouper les documents pour une consultation rapide. Les pochettes extensibles peuvent contenir de nombreux documents volumineux. La couleur du dossier lui-même peut être utilisée pour signaler différents types de documents. Examinez le type de documents que vous utilisez, et choisissez un classeur qui améliore vos processus de travail et vous fait gagner du temps. Le choix de votre matériel de classement a un impact important sur l’efficacité de votre système de classement. Les classeurs verticaux standard conviennent si vous avez une quantité relativement faible de dossiers que vous souhaitez conserver près d’un bureau. Les classeurs latéraux offrent un accès un peu plus aisé et utilisent moins d’espace. Les systèmes de classement volumineux sont plus efficaces lorsqu’ils sont rangés sur des étagères avec des classeurs dont les onglets se trouvent sur le côté plutôt que sur le dessus. Les systèmes de classement sur étagères permettent d’utiliser au mieux l’espace de bureau, offrent l’accès le plus rapide aux documents et sont les moins coûteux à mettre en place et à utiliser. Examinez les éléments trouveurs », conservateurs » et stockage » de votre système de classement. En examinant comment chacun de ces trois éléments fonctionne ensemble pour créer une solution de classement efficace, vous pouvez créer un système facile à utiliser, qui vous fera gagner du temps et de l’argent. Les utilisateurs peuvent déposer des documents électroniques par le biais d’eFlex 24 heures sur 24, sept jours sur sept, sauf lorsque le système eFlex est arrêté pour des raisons de maintenance. Tout acte de procédure déposé par voie électronique est considéré comme déposé auprès de la Cour lorsque la transmission à EFlex est terminéeTout document e-fi